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Sicher durchs Audit – die Checkliste für Unternehmen

Es gibt diese Dinge, die einfach nicht beliebt sind – und das Audit gehört für IT-Verantwortliche ganz sicher dazu. Doch mit der richtigen Vorbereitung ist die Lizenzprüfung kein Problem. Die Checkliste zeigt, was zu beachten ist.

Infobox:

Was, wer, wann? Das Audit kurz erklärt

Beim Audit prüft der Hersteller von Software (zum Beispiel Microsoft), ob alle in einem Unternehmen genutzten Versionen auch lizenziert sind oder mit anderen Worten, ob Software illegal genutzt wird. Das Recht dazu sichert sich der Hersteller bereits im Lizenzvertrag in der sogenannten Prüfungsklausel. Ein Audit kann daher jedes Unternehmen treffen, die Prüfer wählen die Firmen in der Regel zufällig aus.

Das Audit selbst wird dann von erfahrenen Prüfern, den Auditoren, durchgeführt. Oftmals besuchen zwei Vertreter die Firma, bei großen Unternehmen sind es auch mehr. Wie lange sie bleiben, ist schwer zu sagen – eben bis die Prüfung abgeschlossen ist. Das kann nach wenigen Tagen der Fall sein, eventuell aber auch erst nach Wochen. Generell gilt: je besser die Vorbereitung, desto kürzer das Audit.

Um sicher, zügig und entspannt durch das Audit zu kommen, gibt es hier die besten Praxistipps für Unternehmen.

Die Probleme kennen

Die Unterlizenzierung ist das wesentliche Problem beim Audit. Bei den meisten betroffenen Firmen entsteht diese nicht aus Absicht, sondern aus Nachlässigkeit. Wer nicht genau Buch führt, vergibt schnell eine Lizenz unbeabsichtigt doppelt. Decken die Prüfer eine solche Unterlizenzierung auf, wird es teuer – nicht nur für das Unternehmen. Die Verantwortlichen sind auch persönlich haftbar.

Die richtige Vorbereitung

Die Vorbereitung auf das Audit findet deshalb am besten kontinuierlich statt, selbst wenn gar keine Prüfung angekündigt ist. Das heißt: Die IT sollte genau dokumentieren, wer welche Lizenz nutzt. Dabei hilft ein SAM-Tool. Das Programm behält die Lizenzen automatisch im Blick und warnt bei doppelter Vergabe oder Unterlizenzierung.

Für die konkrete Vorbereitung eines Audits gewähren die Hersteller in der Regel ein Zeitfenster von 30 Tagen. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um alle Aufzeichnungen über die Lizenzen und deren Nutzung zusammenzustellen.

Wenn Sie gebrauchte Lizenzen einsetzen, sollten Sie zum Audit-Termin auch den Nachweis über den rechtmäßigen Kauf und die herstellerkonforme Weitergabe erbringen. Ihr Vorteil: Wenn Sie die Produkte bei uns erworben haben, haben wir Ihnen alle Unterlagen dazu bereits beim Kauf zusammengestellt.

Verhalten während des Audits

Kooperation ist die wichtigste Voraussetzung, um das Audit schnell und positiv abschließen zu können. Welche Rechte die Auditoren haben, hängt von der jeweiligen Regelung im Lizenzvertrag ab. Grundsätzlich gilt aber, dass Ihr Unternehmen alle Arbeitsplätze zugänglich machen und alle Lizenzen nachweisen muss. Da der Prozess sehr speziell ist, fehlt in den meisten IT-Abteilungen das Wissen über eigene Rechte und Pflichten. Ein externer Berater ist daher wertvoll, insbesondere bei Unternehmen mit vielen IT-Arbeitsplätzen.

Das Ergebnis bewerten

Zum Abschluss des Audits erstellen die Prüfer eine Lizenzbilanz. Vereinfacht gesagt, kann sie drei Ergebnisse liefern: Unterlizenzierung, genau passende Lizenzierung oder Überlizenzierung.

Unterlizenzierung – was tun?

Das größte Problem ist die Unterlizenzierung. Sie bedeutet zum einen Strafzahlungen, zum anderen sind die Unternehmen verpflichtet, fehlende Lizenzen nachzukaufen. Entsprechende Angebote gibt es beim Hersteller – der verkauft allerdings nur Lizenzen aktueller Software.

Die meisten Firmen nutzen jedoch eine ältere Version im Betrieb. Die neuen Programme sind zwar durch Downgrade kompatibel, aber teuer. Günstiger ist es, gebrauchte Lizenzen zu erwerben. So lässt sich eine Unterlizenzierung ohne hohe Investitionskosten legal beheben. Oftmals können wir sogar die passende Version organisieren!

Überlizenzierung: Kapital zurückgewinnen

Eine Überlizenzierung ist weniger problematisch, da keine Strafen anfallen und auch keine Maßnahmen nötig sind. Allerdings bedeutet das, dass in Ihrem Unternehmen zu viele Lizenzen bezahlt wurden – gegebenenfalls erzeugen Wartungsverträge sogar hohe Zusatzkosten! Durch einen Verkauf der überschüssigen Pakete haben Sie die Möglichkeit, einen Teil der Investitionssumme zurückzugewinnen. Sprechen Sie uns gerne an, wir kaufen regelmäßig Softwarelizenzen auf.